Unter dem Titel „Informationsbudget als Leitungsaufgabe“ fand am 22. September 2025 ein Online-Workshop für Leitungspersonen aus Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen statt. Die geschlossene Veranstaltung wurde gemeinsam von der Hochschulrektorenkonferenz (HRK) und dem BMFTR-geförderten Verbundprojekt open-access.network organisiert. Dies war der Abschluss der Workshopreihe „Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen“, die von den Projektpartnern Universitätsbibliothek Bielefeld und Helmholtz Open Science Office von 2023 bis 2025 durchgeführt wurde. Ziel war es, drei Jahre nach den Empfehlungen des Wissenschaftsrates eine Zwischenbilanz zu ziehen: Wie ist der Stand der Entwicklung? Welche Erfahrungen wurden bereits gemacht? Und wie können Hochschulleitungen Informationsbudgets als strategisches Instrument in der Open-Access-Transformation einsetzen?

Das Konzept des Informationsbudgets wurde 2022 vom Wissenschaftsrat als zukunftsweisendes Steuerungsinstrument ausgearbeitet und empfohlen. Es soll sämtliche Ausgaben für wissenschaftliche Publikationskosten wie Beschaffung, Förderung, Subskriptionen, Open-Access-Gebühren oder Lizenzkosten in einem transparenten Gesamtbudget zusammenführen. Am Ende soll eine institutionenweite Übersicht entstehen, in der Aufwände für die Publikations- und Informationsversorgung transparent aufgestellt werden, um eine fundierte Grundlage für strategische Entscheidungen zu erhalten. Informationsbudgets ermöglichen mehr Transparenz, bessere Steuerung und eine verantwortungsvolle Ressourcennutzung. Zugleich verändert sich der Blick auf wissenschaftliche Publikationen: Sie werden nicht länger als isolierter Kostenfaktor betrachtet, sondern als strategischer Bestandteil der Hochschulentwicklung und Wissenschaftspolitik.

Der Workshop machte deutlich, dass die Etablierung eines Informationsbudgets nicht nur eine Frage technischer und organisatorischer Umsetzbarkeit ist, sondern vor allem auf Leitungsebene entschieden werden muss, damit die gesamte Institution in die Prozesse eingebunden wird. Informationsbudgets sind eng mit strategischen Entscheidungen verknüpft, wie beispielsweise die Open-Access-Finanzierung, das Publikationskostenmanagement und die langfristige Ausrichtung digitaler Infrastruktur. Das erfordert ein gemeinsames Verständnis zwischen Präsidium, Verwaltung, Bibliothek und Wissenschaft über zentrale Fragen:

• Welche Ziele verfolgt die Einrichtung mit ihrer Publikationsstrategie?
• Wie sollen Ressourcen verteilt werden?
• Welche Governance-Strukturen sind notwendig, um Entscheidungen datenbasiert zu treffen?

Gerade weil durch die Einführung von Informationsbudgets diese Aspekte sichtbar werden, sind sie mehr als ein Controlling-Instrument: Sie fördern den Dialog über wissenschaftliche Werte und Prioritäten.

Den fachlichen Impuls zu Beginn des Workshops gab Prof. Dr. Gerard J. M. Meijer, Direktor am Fritz-Haber-Institut der Max-Planck-Gesellschaft und Sprecher der Arbeitsgruppe „Transformation des wissenschaftlichen Publizierens zu Open Access“ des Wissenschaftsrats. Er ordnete das Konzept des Informationsbudgets in den größeren Kontext der Open-Access-Transformation und der wissenschaftlichen Informationsversorgung ein. Für Meijer sind Informationsbudgets nicht nur ein Werkzeug zur Kostensteuerung, sondern ein Instrument institutioneller Kulturentwicklung: „Ein Informationsbudget zwingt uns, uns mit der Frage zu befassen, wofür wir Geld in der Wissenschaft ausgeben – und welche Werte dahinterstehen“, so Meijer.

Er betonte, dass die Einführung solcher Budgets nur gelingen kann, wenn sie von der Leitung aktiv getragen und abteilungsübergreifend umgesetzt wird. Bibliothek, Forschungsmanagement und Finanzverwaltung müssen dazu enger zusammenarbeiten als bisher. Nur dann könne das Informationsbudget sein Potenzial entfalten: Transparenz zu schaffen, Prioritäten zu klären und die Open-Access-Transformation strategisch zu steuern.

Anschließend berichtete Dr. Henriette Rösch, stellvertretende Direktorin der Universitätsbibliothek Leipzig, von den Erfahrungen an ihrer Hochschule. Hier hat man in den vergangenen Jahren begonnen, ein Informationsbudget als internes Steuerungsinstrument aufzubauen, um sämtliche Kosten der Informationsversorgung zu erfassen und systematisch auszuwerten. Sie berichtete von folgenden Herausforderungen:

• Heterogene Finanzierungsstrukturen: Fakultätsmittel, Drittmittel und zentrale Mittel mussten zusammengeführt werden.
• Datentransparenz: Die Erfassung und Auswertung der Kosten erforderte neue Formen der Datenerhebung und -integration.
• Kommunikation und Verantwortung: Die Einführung eines Informationsbudgets bedeutete auch, Akteur*innen aus unterschiedlichen Bereichen in einen kontinuierlichen Austausch zu bringen.

Henriette Rösch betonte, ein Informationsbudget sei nicht nur ein Controlling-Werkzeug, sondern auch ein Kommunikationsanlass – es schaffe Bewusstsein und eröffne Gespräche über Prioritäten und Verantwortung. Der Aufbau solcher Strukturen brauche zwar Zeit, sei aber ein wichtiger Schritt zu einer nachhaltigen, datenbasierten Steuerung von Publikationskosten und Open-Access-Ausgaben.

Im zweiten Praxisbeitrag sprachen Prof. Dr. Ulrich Rückert, Prorektor für Digitalisierung und Dateninfrastruktur der Universität Bielefeld, und Dirk Pieper, ständiger Vertreter der Leitenden Bibliotheksdirektorin, über die Bielefelder Ansätze und Erfahrungen. Hier wurde früh damit begonnen, Kosten für Subskriptionen, Publikationsgebühren und Open-Access-Fonds zusammenzuführen und digitale Systeme zur Erfassung und Analyse von Informationskosten zu entwickeln. Die beiden Projekte OpenAPC und openCost haben hilfreiche Vorarbeiten und nachnutzbare Ergebnisse gebracht. An der Universität Bielefeld ist das Informationsbudget in die Gesamtstrategie der Digitalisierung eingebettet und diene nicht nur der Kostentransparenz, sondern auch der Integration von Datenflüssen zwischen Bibliothek, Finanzverwaltung und Forschungsdatenmanagement. Ulrich Rückert stellte fest: „Ein Informationsbudget ist ein Teil der digitalen Infrastruktur einer Hochschule und verbindet Datenmanagement, Finanzen und wissenschaftliche Verantwortung.“ So wird es zu einem Instrument der Governance, das hilft, Entscheidungen faktenbasiert und wertorientiert zu treffen.

Dr. Jens-Peter Gaul, Generalsekretär der Hochschulrektorenkonferenz, moderierte den Workshop und führte durch die Diskussion. Unter seiner Moderation entstand ein intensiver Austausch zwischen den teilnehmenden Führungskräften über Erfahrungen, Hürden und Erfolgsfaktoren. Wichtig war, das Informationsbudget als strategisches Instrument zu nutzen, ohne operative Strukturen zu überfrachten. Dabei gehe es weniger um Detailsteuerung, sondern um Rahmensetzung, Prioritätensetzung und Kulturentwicklung.

Die Diskussion zeigte:

• Ein Informationsbudget stärkt das strategische Handeln von Hochschulleitungen, indem es Transparenz und Grundlagen für Entscheidungsprozesse schafft.
• Es unterstützt den Kulturwandel von der Kostenverteilung zur aktiven Ressourcensteuerung.
• Es erfordert institutionelle Zusammenarbeit und politisches Commitment in den Institutionen.

Die Etablierung eines Informationsbudgets ist ein Schlüssel zur nachhaltigen Gestaltung der wissenschaftlichen Informationsversorgung und ihr Erfolg ist eng mit der institutionellen Führungsverantwortung verbunden.

Nach den Empfehlungen des Wissenschaftsrates von 2022 haben zahlreiche Hochschulen begonnen, Informationsbudgets einzuführen oder erste Pilotprojekte umzusetzen.

Die Erfahrungen zeigen:

• Technische und organisatorische Hürden sind lösbar, wenn Leitung, Hochschulgremien, Bibliothek und Verwaltung gemeinsam vorgehen.
• Klar definierte Ziele und eine verbindliche Steuerungslogik, um diese zu erreichen, sind entscheidend.
• Informationsbudgets sind erfolgreich, wenn sie in die Gesamtstrategie der Hochschule eingebettet sind.

Die Veranstaltung machte deutlich, dass der Weg zu einem institutionell verankerten Informationsbudget ein schrittweiser Lernprozess ist – aber einer, der die wissenschaftliche Informationsversorgung auf eine neue, zukunftsfähige Grundlage stellen kann.

Mit der Veranstaltung „Informationsbudget als Leitungsaufgabe“ endete die Workshopreihe „Finanzielle Gestaltung der Open-Access-Transformation an Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen“, in der verschiedene Aspekte des Informationsbudgets beleuchtet wurden. Das Ende der Workshopreihe markiert zugleich den Beginn eines Austauschs auf Leitungsebene über institutionelle Zusammenarbeit, Wissenstransfer und strategisches Vorgehen. open-access.network und HRK planen, diese Diskussion fortzuführen und die Ergebnisse und Erfahrungen aus den Workshops zu dokumentieren und zu teilen. Damit soll ein Beitrag geleistet werden, um das Konzept Informationsbudget weiter zu schärfen und bundesweit praktikable Modelle zu fördern.

Informationsbudgets sind kein Selbstzweck – sie sind ein Schlüssel, um das Ziel der offenen Wissenschaft finanziell, organisatorisch und politisch zu verankern.

Dammann, K., Schultze-Motel, P. (2025). Informationsbudget als Leitungsaufgabe. Ein Workshop von Hochschulrektorenkonferenz und open-access.network zur strategischen Steuerung der Open-Access-Transformation. open-access.network. https://doi.org/10.64395/ytm1v-nkz90